1. Premessa

La presente informativa è resa ai sensi dell’art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (“AI Act”), che disciplina gli obblighi di trasparenza in materia di sistemi di Intelligenza Artificiale, e ha lo scopo di informare gli interessati in merito al possibile utilizzo di tali sistemi da parte delle società del Gruppo FMTS.

Il Gruppo FMTS garantisce il rispetto degli obblighi di trasparenza nei confronti degli utenti e degli interessati in relazione all’utilizzo di sistemi di Intelligenza Artificiale.

Il Gruppo FMTS precisa che, in coerenza con le proprie policy interne, i sistemi di IA ufficialmente adottati non trattano, di regola, dati personali. Ove eccezionalmente ciò possa avvenire, sono adottate specifiche misure di tutela, tra cui l’impiego di strumenti di anonimizzazione dei dati eventualmente immessi e l’utilizzo di sistemi che operano prevalentemente in locale (on-premise) e non in cloud, come meglio descritto al successivo paragrafo 6.

2. Soggetti del Gruppo che utilizzano sistemi di IA e Responsabile della protezione dei dati (DPO)

Le società del Gruppo FMTS che utilizzano sistemi di IA e che, nei soli casi residuali in cui tale utilizzo comporti un trattamento di dati personali, ne sono Titolari, autonomamente o congiuntamente tra loro, sono le seguenti:

• – Formamentis S.p.A. Società Benefit (capofila operativa), con sede legale in Roma (RM), Via Barberini n. 67, 00187 – P.IVA 04009110653;

• – FMTS Experience S.r.l., con sede legale in Pontecagnano Faiano (SA), Via L. da Vinci n. 15, 84098 – P.IVA 04044560656;

• – FMTS Formazione S.r.l., con sede legale in Pontecagnano Faiano (SA), Via L. da Vinci n. 15, 84098 – P.IVA 04927890659;

• – Euformed S.r.l., con sede legale in Tito (PZ), Contrada Serra SNC – Tito Scalo, 85050 – P.IVA 01904740766;

• – Copi S.r.l., con sede legale in Pontecagnano Faiano (SA), Via L. da Vinci n. 15, 84098 – P.IVA 01306850593;

• – Literalia Formazione S.r.l., con sede legale in Formia (LT), Via O. Spaventola SNC, 04025 – P.IVA 02568220590;

• – Jobiz Formazione S.r.l., con sede legale in Pontecagnano Faiano (SA), Via L. da Vinci n. 15, 84098 – P.IVA 03936340656;

• – Viaggi Studio Italia S.r.l., con sede legale in Pontecagnano Faiano (SA), Via L. da Vinci n. 15, 84098 – P.IVA 04927890659;

• – Consulman S.r.l., con sede legale in Torino (TO), Corso Orbassano n. 336 – Torre C – P.IVA 06068820015;

• – Consulservice S.r.l., con sede legale in Torino (TO), Corso Orbassano n. 336 – P.IVA 08077920018;

• – QB Agency S.r.l., con sede legale in Roma (RM), Via Degli Ausoni n. 1 – P.IVA 16939111007;

• – Eduwork Academy Abruzzo S.r.l., con sede legale in Mozzagrogna (CH), Contrada Castel di Sette SNC – P.IVA 02843200698.

Ciascuna società può rivestire autonomamente il ruolo di Titolare del trattamento ovvero, ove ne ricorrano i presupposti, di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, in virtù di appositi accordi. Per ogni informazione e per l’esercizio dei diritti è possibile rivolgersi all’Ufficio Privacy del Gruppo FMTS all’indirizzo privacy@fmtsgroup.it.

Responsabile della protezione dei dati (DPO): Avv. Pietro Montella – dpo@fmtsgroup.it

3. Utilizzo di sistemi di Intelligenza Artificiale

Il Gruppo FMTS informa che, nello svolgimento delle proprie attività, potrebbe utilizzare sistemi di Intelligenza Artificiale. L’interessato è informato in modo chiaro quando interagisce con sistemi di IA, nel rispetto degli obblighi di trasparenza previsti dall’AI Act.

In particolare, il Gruppo FMTS informa che:

• – gli utenti sono informati in modo chiaro e comprensibile quando interagiscono con un sistema di Intelligenza Artificiale, in particolare nei casi di utilizzo di sistemi di tipo conversazionale (es. chatbot o assistenti virtuali), salvo che ciò sia evidente dal contesto;

• – è evitato l’utilizzo di sistemi di IA in modo tale da indurre in errore gli utenti circa la natura artificiale dell’interazione o dei contenuti;

• – sono rispettati gli obblighi informativi rafforzati previsti per specifiche tipologie di sistemi, inclusi quelli idonei a generare o manipolare contenuti (es. immagini, audio o video), nel rispetto delle disposizioni in materia di trasparenza e tracciabilità.

Il Gruppo FMTS adotta inoltre misure organizzative e tecniche volte a garantire che l’utilizzo dei sistemi di IA avvenga nel rispetto dei principi di trasparenza, correttezza e responsabilità, in coerenza con quanto previsto dall’AI Act e dalla normativa in materia di protezione dei dati personali.

4. Finalità e ambito di utilizzo dei sistemi di IA

I sistemi di IA sono utilizzati per migliorare l’efficienza dei servizi, supportare attività operative e decisionali e analizzare informazioni rilevanti per il servizio richiesto.

Il Gruppo FMTS garantisce che l’utilizzo dei sistemi di IA sia proporzionato rispetto alle finalità perseguite e che non siano trattati dati personali se non nei casi strettamente necessari e nel rispetto delle garanzie previste dalla normativa applicabile.

5. Supervisione umana

Il Gruppo FMTS garantisce che l’utilizzo dei sistemi di Intelligenza Artificiale avvenga nel rispetto del principio di supervisione umana (human oversight), in conformità alla normativa applicabile. In particolare, il Gruppo FMTS assicura che:

• – i sistemi di IA siano utilizzati come strumenti di supporto alle attività umane e non come sostituti del processo decisionale umano;

• – sia sempre garantito un intervento umano significativo (meaningful human intervention) nei processi decisionali rilevanti;

• – il personale incaricato sia adeguatamente formato per comprendere il funzionamento, i limiti e i rischi dei sistemi di IA utilizzati;

• – siano adottate misure idonee a prevenire errori, bias, discriminazioni o risultati non accurati derivanti dall’utilizzo dei sistemi automatizzati.

Il Gruppo FMTS garantisce inoltre che non sono adottate decisioni basate esclusivamente su trattamenti automatizzati.

6. Protezione dei dati personali e misure di tutela

In coerenza con le policy aziendali interne, i sistemi di IA ufficialmente adottati dal Gruppo FMTS non trattano, di regola, dati personali. Con specifico riferimento all’utilizzo di tali sistemi, il Gruppo FMTS adotta un approccio improntato alla massima cautela, prevedendo in particolare che:

• – di regola, non vengano inseriti dati personali nei sistemi di IA ufficialmente adottati;

• – ai dati eventualmente immessi siano applicati appositi strumenti di anonimizzazione, così da renderli non riconducibili, direttamente o indirettamente, a persone fisiche identificate o identificabili;

• – i sistemi di IA utilizzati operino prevalentemente in locale (on-premise) e non in ambiente cloud, così da mantenere i dati all’interno del perimetro aziendale;

• – eventuali dati personali siano trattati tramite sistemi di IA solo ove strettamente necessario, nel rispetto di una base giuridica adeguata e con l’adozione di idonee misure tecniche e organizzative.

In ogni caso, il Gruppo FMTS vieta l’inserimento nei sistemi di IA di:

• – dati appartenenti a categorie particolari, di cui all’art. 9 GDPR;

• – informazioni che possano comportare un rischio per i diritti e le libertà degli interessati.

7. Trasparenza dei contenuti

Il Gruppo FMTS informa gli utenti quando i contenuti sono generati o significativamente manipolati mediante sistemi di IA, nei casi previsti dall’art. 50 dell’AI Act ed evitando qualsiasi forma di inganno o uso non trasparente. Si precisa che i contenuti prodotti con il supporto di sistemi di IA sono comunque sottoposti a verifica e controllo umano prima di qualsiasi utilizzo o diffusione: nessun contenuto generato dall’IA è diffuso all’esterno senza previa revisione da parte di una persona fisica che ne assume la responsabilità editoriale (art. 50, par. 4, AI Act).

8. Sicurezza

Sono adottate misure tecniche e organizzative adeguate a garantire la sicurezza dei dati e prevenire accessi non autorizzati o perdite.

9. Fornitori

Eventuali fornitori di sistemi o servizi di IA sono selezionati sulla base di garanzie adeguate e, nei limitati casi in cui fossero chiamati a trattare dati personali per conto del Gruppo FMTS, sono nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR mediante apposito accordo. Il Gruppo FMTS verifica il luogo di trattamento e conservazione dei dati e la sussistenza delle condizioni di liceità di eventuali trasferimenti verso Paesi terzi ai sensi degli artt. 44 e seguenti del GDPR.

10. Diritti dell’interessato

In relazione all’utilizzo di sistemi di Intelligenza Artificiale, in conformità al GDPR e ai principi dell’AI Act, l’interessato ha il diritto di:

• – non essere sottoposto a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, inclusa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulla propria persona, salvo nei casi espressamente consentiti dalla legge (art. 22 GDPR);

• – richiedere l’intervento umano nei processi decisionali automatizzati;

• – ottenere chiarimenti sull’eventuale utilizzo di sistemi di Intelligenza Artificiale nelle interazioni con il Gruppo FMTS, in attuazione dei principi di trasparenza previsti dall’AI Act.

Nei limitati casi in cui l’utilizzo di sistemi di IA comporti un trattamento di dati personali, l’interessato può inoltre esercitare in qualsiasi momento i diritti riconosciuti dagli articoli 15 e seguenti del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR).

L’interessato può esercitare i propri diritti in qualsiasi momento mediante richiesta da inviare ai seguenti recapiti:

• – ufficio Privacy – privacy@fmtsgroup.it

• – DPO: dpo@fmtsgroup.it

11. Conservazione

Gli eventuali dati personali sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e nel rispetto degli obblighi di legge.

12. Aggiornamenti

La presente informativa può essere aggiornata in relazione a evoluzioni normative o tecnologiche.